コロナ禍に見舞われ、さまざまな企業が在宅勤務を導入したことによりクラウドサービスの需要は高まり、広く普及が進みました。クラウドサービスを組み合わせて利用すれば貴社が抱えている課題や、業務効率のアップにつながる可能性もあるのです。クラウドサービス一覧の中から選定する際におけるポイントや、クラウドツール選定に便利なDXMAPについてご紹介します。

クラウドサービスとは?

クラウドサービス(クラウドコンピューティング)とは、従来はパソコンにソフトウェアをインストールして利用していたサービスなどを、インターネットへ接続したパソコンやスマートフォンからネットワーク経由で利用できるサービスのことを指します。

クラウドサービスが普及した背景

高速回線の全国的な普及によって、場所を問わずビジネスをすることが可能になりました。クラウドサービスは導入コストも低く、導入までの手間もあまりかからないことに魅力を感じる企業も増えたことによって多くの企業での導入が進んでいます。

クラウドサービスのメリット

・独自システム開発より安価かつ短期間で導入できる
自社用のシステムをフルスクラッチで開発して利用するという方法もありますが、外部のシステム会社に開発依頼をするとそれなりに大きな費用と、多くの時間が必要となります。しかし、クラウドサービスに自社が活用したいと考える機能やシステムが存在する場合には、独自開発のシステムより大幅な費用削減と、より短期間でのシステム導入が可能となるのです。

・災害時などのデータ紛失リスクを低減できる
個人に貸与しているPCEの中でデータ管理をしている場合や、自社でサーバーを設置してシステム運用をするのと比較しても、より堅牢なデーターセンターでデータがバックアップされている方が災害などが起こった際にもデータを紛失するリスクが低く安全です。

・常に最新の状態のソフトを利用できる
インストール型のソフトでも定期的なアップデートなどは可能ですが、クラウド型サービスでは自動的に最新の機能を利用できるというのも大きなメリットです。

・場所や端末を問わずに利用が可能
パソコンだけではなく、同時にスマートフォンのアプリも提供しているクラウドサービスも多いので場所を問わずデータの編集などが可能となるというメリットも。

クラウドサービスのデメリット

・大規模なネットワーク障害が起きた際に業務が止まる可能性がある
あくまでもネットワーク経由、コンピューターがオンラインであることが前提条件であるため、サービスを提供しているサーバーや、通信回線において大規模な障害が発生した際、多くをクラウドサービスに依存しているとそれだけで業務が止まってしまうということはあり得ます。
そんなに多くの頻度では起こりませんが、数年に一度程度は大規模な障害が起こることはあり、GoogleやAmazon、Microsoftなどが提供しているサーバーで障害が起こると、一部のクラウドサービスに影響が出る可能性もあるため注意が必要です。

・セキュリティに対する懸念が抱かれやすい
実際は高度な暗号化などのセキュリティ対策を十分に施した上で提供されているクラウドサービスですが、顧客データをクラウドで取り扱うことに対して抵抗を感じる企業も中には存在します。
「クラウドを利用することで、情報漏洩してしまうのではないか?」と安易に考えてしまいがちですが、セキュリティリスクはクラウドサービスを利用するだけが原因とは限りません。利用する側の端末側に問題が生じることによって情報漏洩の起点となり得るのです。
・定期的にパスワードを変更する
・ウィルス対策ソフトを端末に導入する
・マルウェアスキャンなどを定期的に実施する
など、ローカル環境における感染対策もしっかりと行うことが求められます。

・「買い切り」ではないので、ランニングコストがかかる
ソフトを購入してインストールする形のサービスではないため、月額費用がかかるというのを念頭に置く必要があります。ただし、月額は比較的安価に抑えられているサービスも多く、常に最新のサービスを受けられるという点を考えればそこまで大きなデメリットとはなりませんが、長く利用を続けていればそれなりに大きな金額になる可能性もあるということは意識しておくことも大切です。

eCIOで導入・活用支援をしているクラウドサービス例

クラウドツールといっても様々な目的のものがあります。 グループウェア、バックオフィス (経理・人事・総務・情報システム)、勤怠管理システム、マーケティングオートメーション(MA)ツール、SFA(営業管理システム)、コミュニケーションツール(チャットツール・テレビ会議・ウェブ会議)など、本当に細かなものまでクラウドツール一覧に含めればここでは紹介しきれないほどさらに沢山のものが存在しているのです。

業務における課題や、効率化したい業務フローなどに応じて、適切なクラウドサービスの選定が求められます。
しかし、さまざまな会社からクラウドサービスが多数リリースされていることから知識がなければ情報収集や比較・検討だけで非常に多くの時間を費やすことになってしまうでしょう。

ここからは、eCIOで導入を支援させていただいているサービスの中で代表的なクラウドサービスをご紹介させていただきます。

グループウェア関連サービス

社員間の情報共有やデータ管理などを円滑にする上で重要なグループウェアもクラウド型のサービスがさまざまな会社からリリースされています。代表的なグループウェアについてご紹介していきます。

kintone(キントーン)

女優・木村文乃さんが出演しているCMを見たことがある人もいらっしゃるかと思います。
日報やタスク管理、顧客管理などさまざまな業務にエクセルをはじめとする表計算ソフトを活用している企業が多くあるのではないでしょうか。
しかし、動作が思い、極端な属人化によって編集方法が複雑、バージョン管理が徹底されていないがためにどのファイルが最新なのかがわからないなどの問題が発生するケースもしばしば。キントーンを活用することによって、そんな表計算ソフトに依存していた作業をドラッグ&ドロップなどの簡単かつ直感的な操作で実現することができます。

>Kintone(キントーン)|公式サイト

ZOHO(ゾーホー)

顧客管理や営業支援のほか、在宅勤務などに便利なツールを総合的に提供している海外製グループウェア。多彩なラインナップのサービスを提供しているので、ワンストップでさまざまな業務の効率化なども実現が可能です。

>ZOHO(ゾーホー)|公式サイト

コミュニケーションツール

テレワーク時代に欠かせなくなったビジネスチャットやビデオ会議ツール。在宅勤務に活用すれば、職場でデスクを並べているのと変わらない距離感で仕事を進められます。

Chatwork(チャットワーク)

国内利用者数3年連続1位を達成したチャットツール。シンプルで使いやすく、直感的に使えるユーザーインターフェースになっているのでビジネスチャットに慣れていないユーザーでも導入のハードルも比較的低め。無料プランでも十分にビジネス利用に耐えることができるだけではなく、グループチャットの上限を解除や、複数人での通話などが有料プランでは提供される。

>Chatwork|公式サイト

Zoom Meetings Biz(ズーム)

多くの企業で採用されているビデオ通話ツールです。特にコロナ禍において、ビデオ会議やビデオ面接にZOOMを導入するようになった企業も多くいらっしゃいます。
またビデオ会議だけではなく、それまでは対面式でおこなっていたセミナーはZOOMを活用したウェビナーとして展開している企業も。
40分間までの通話は無料プランでも利用できるので、有料プランを本格導入する前に試験的に導入することも可能です。

>Zoom Meetings Biz(ズーム)|公式サイト

会計クラウドサービス

会計の分野にもクラウド型のサービスが登場したことにより、個人事業主や中小規模の法人でも会計処理を以前に比べて楽に処理することができるようになりました。
また、会計処理のためにコロナ禍でも出社を余儀なくされていた経理・会計分野の社員にもリモートワークを可能にするサービスが広がっています。

freee(フリー)

「freee」は個人事業主から中小、大規模な企業まで幅広く会計分野をカバーするクラウドサービスを提供しています。また、会計以外にも人事労務分野のクラウドサービスもあるため、経理・人事双方が連携してのクラウド導入も可能となります。

>freee(フリー)|公式サイト

MoneyForwardクラウド(マネーフォワード)

マネーフォワードもfreeeと同様に、会計から人事労務まで幅広くカバーしているクラウド型のサービスです。会計や請求書発行、経費管理など細かいサービスに分かれているので自社に必要なものを取捨選択して組み合わせることができるのも魅力です。

>MoneyForwardクラウド(マネーフォワード)|公式サイト

適切な選び方は、今の業務システムの見える化から始めましょう

自社の業務を一度棚卸ししてみて、売上のアップにつながる分野でどの業務フローを強化すべきか?業務効率化を進める上で弊害となっているのはどのようなことか?を業務全体を見える化し、一度俯瞰してみることが重要です。

クラウドサービスの選定においてやAPIや基幹システムとの連携可否なども重要となってきますので、既存システムとの相性なども含めて選定をしていきましょう。

日ごろからおこなっている業務の見える化は、社内だけで行おうとすると見落としなども起こりがちです。すでにクラウドサービスを導入している場合でも、システムの重複などが起こっている場合もあるため、クラウドツールの選定などに迷ったり困ったりする場合にはDXMAPを参考にしてみてください。

最適なクラウドツール選定ができるDXMAPを活用しましょう

 

世の中には多くのクラウドサービスが存在しているが故、自社に合っているのがどのサービスなのか?本当にこのサービス以外では業務効率化が達成できないのか?などシステム担当者の悩みは尽きません。

そもそもクラウドサービスに対する知識を持つ担当者がいる企業はそこまで多くなく、経営者から選定を任された現場の社員でも頭を悩ませていらっしゃる方が多いのではないでしょうか。

クラウドサービスの選定に迷った場合に使ってみていただきたいのが「DXMAP」です。

まずは現在の業務で使用しているシステムを可視化することで実態を把握します。業務ごとに使用しているツールを選択することから始め、他の業務と連携している部分がどの領域なのかを把握。しっかりと整理することによって、クラウドを活用できない部分なども明確することができます。
可視化し、俯瞰することによってより改善すべきポイントがハッキリしてきたら、最適なサービスの選定が可能になります。
新たなツールを導入したらDXMAPをアップデート。業務フローにおいて何がどう改善したかが視覚的に理解できます。

業務システムの改善には終わりがありません。定期的にPDCAサイクルを回すことで、クラウドサービスの組み合わせなどによってより自社に合ったものへと変えていくことが可能です。自社の業務フローにクラウド活用を検討中なら、一度「DXMAP」を利用してみることをおすすめします。

 

>最適なクラウドツール選定はDXMAPで!

まとめ

DXMAPでシステム改善の方向性を把握することができたら、業務効率化に向けた大きな一歩を踏み出したことになります。IT顧問化協会には社内DX推進を深く理解する専門家が多数在籍しておりますので、お気軽にご相談ください。